陕煤建设铜煤公司：建设“数字化”档案 提升档案管理规范化水平
时间:2023-03-23 单位（部门）:铜煤公司 作者:张艳 点击:载入中...
近年来，为了更好的适应新形势下档案管理信息化、数字化战略转型要求，加快推进公司档案信息化建设进程，陕煤建设铜煤公司分别从组织建设、制度建设、硬件软件配备、人员培训、信息录入等多个方面着手，全力推进档案信息化建设，实现数字化档案管理。
完善档案管理制度。该公司在严格按照档案法律法规要求的同时，认真总结先进的经验，并结合该公司工作的实际情况，制定了档案管理的一系列规章制度，修订完善了《铜煤公司档案管理办法》，建立了文件材料立卷归档、档案移交、借阅、利用、统计、管理、保密等各项规章制度及管理办法。同时，参照《煤炭工业企业档案分类规则NB/T51065-2016行业标准》、《建设工程文件归档规范GB/T50328-2019》，规范档案管理工作。
加大硬件设施的投入。自2022年建设以来，该公司先后投入70余万元对档案室进行了升级改造和装修，执行“三分开”制度，设立办公室、阅览室、库房，配置智能密集架51组，容量235立方米，还配备了4台电脑、2台扫描仪、2台立式空调、办公桌椅等硬件设施，还按要求加装了遮光窗帘、配备了温度计、防虫剂、干粉灭火器等设备设施。
引进智慧数字档案管理系统。2022年，该公司与西安国翔数据信息有限公司达成合作，引进THAMS-BS 数字档案管理系统，负责安装、调试、培训并投入使用，实现档案目录检索。目前该公司已归档的档案基本实现了电子版与纸质版同步，存量数字化率达到15%，电子文件容量达到20GB。
分类整理归档历史档案。去年以来，该公司完成了办公院16 间档案室档案资料的搬迁工作，对公司40多年的各类档案资料进行了重新排序并整理上架。并结合实际情况，编制档案分类大纲和档号编制规则、保管期限及归档范围，将库存档案划分为文书档案、会计档案、声像档案、基建档案、实物档案、电子档案六大门类，库藏共8427盒。有效保障了档案材料的完整性和规范性。
据了解，该公司计划尽快完成OA系统和档案管理系统的对接工作，将电子文件应收尽收。该公司档案数字化管理代替了传统档案模式，档案数字化管理建设完成后，将切实提升工作效率，助推陕煤建设铜煤公司各项工作向数字化、信息化、便捷化方向发展，为服务该公司各项业务工作提供强有力的支撑。
